DAY 05AI 프롬프트 엔지니어링 1

AI로 Excel 데이터 만들기와 분석하기

ChatGPT로 업무용 연습 데이터를 Excel 파일로 만들고, 지저분한 부분을 정리하고, 필요한 함수를 받아 직접 넣어 봅니다. 2교시에는 파일을 올려 요약표와 차트를 만들고, 숫자를 검산한 뒤 보고 문장까지 완성합니다.

1.오늘의 수업

지난 시간 돌아보기 · DAY 04

글로 먼저 기획하기 여러 안을 받아 기준으로 고르기 문제 있는 곳만 짚어서 고치기

난이도

초급

수업 방식

만들고 · 정리하고 · 묻기

사용 도구

ChatGPT + Excel

결과물

정리된 Excel 파일 · 차트 · 보고 메일

오늘의 핵심목표

함수를 외우지 않아도, 하고 싶은 일을 정확히 설명해서 AI에게 데이터 정리 · 함수 · 분석을 맡기고, 결과 숫자는 직접 확인할 수 있다.

컴퓨터에 Excel이 없다면 Microsoft 계정으로 쓰는 웹용 Excel이나 Google 시트에서 내려받은 파일을 열어도 됩니다. 함수 이름과 쓰는 법은 거의 같습니다.

2.오늘 배우는 내용 & 전체 흐름

1교시 — AI로 Excel 데이터 만들기

2교시 — Excel 데이터 분석과 업무 활용

오늘은 다음 순서로 진행합니다

1좋은 데이터 표의 규칙

2연습용 판매 데이터 만들기

3지저분한 부분 정리하기

4함수 받아서 직접 넣기

5파일 올려 요약받기

6질문으로 요약표 만들기

7차트 만들기

8숫자 검산하기

9보고 메일 쓰기

오늘의 상황 (수업용 가상 회사) — 동네 빵집 브랜드 "해오름 베이커리"는 매장이 세 곳(시내점 · 대학가점 · 주택가점)입니다. 1교시에는 연습용 판매 데이터를 만들어 정리하고, 2교시에는 점장님의 실제 고민 — "다음 달에 무엇을 더 만들고 줄일지" — 에 답할 근거를 찾습니다. 실제 데이터 대신 ChatGPT로 연습용 데이터를 만들어 씁니다.

오늘도 같은 틀 — 프롬프트 7칸

DAY 02의 5칸에 줄 자료 · 확인할 것을 더한 틀입니다. 오늘 실습에서는 7칸이 이렇게 쓰입니다. 혼자 써 보기에서도 이 7칸으로 빠진 곳을 점검하세요.

목적 — 점장님이 결정하고 싶은 것

상황 — 매장 3곳 · 3개월 판매 기록

대상 — 보고 받는 사람

조건 — '확인 필요' 줄 빼기 · 원인은 추측 표시

결과 형식 — 요약표 · 차트 · 3줄 요약 메일

줄 자료 — Excel 파일

확인할 것 — 숫자 1~2개 직접 검산

3.좋은 데이터 표의 규칙

1교시 · AI로 Excel 데이터 만들기

열 (세로줄)항목 하나 — 날짜, 매장, 제품, 수량

행 (가로줄)기록 하나 — 한 번의 판매

셀 (칸)열과 행이 만나는 한 칸 — 예: B3

AI가 분석하기 좋은 표, 사람이 보기만 좋은 표

X 이런 표는 분석이 어렵습니다

• 제목 줄이 두세 줄이고 칸을 합쳐 놓음
• 한 칸에 "크루아상 3개, 식빵 2개"처럼 여러 정보
• "시내점", "시내 점", "시내"처럼 같은 것을 다르게 씀
• 중간중간 빈 줄과 소계 줄

O 이런 표가 좋습니다

• 맨 윗줄 한 줄만 항목 이름
• 한 칸에 정보 하나
• 같은 것은 늘 같은 이름으로
• 빈 줄 없이 기록이 쭉 이어짐

합계 · 소계는 표 안에 섞지 않고, 함수나 요약표로 따로 만듭니다. 이 규칙만 지켜도 AI 분석이 훨씬 정확해집니다.

4.SET 01. 업무용 가상 데이터 만들기

새 채팅을 엽니다. 실제 회사 자료를 올리는 대신 연습용 데이터를 만들어 씁니다 (DAY 01에서 배운 "회사 자료 · 개인정보는 입력하지 않기"). 일부러 정리할 거리를 섞어 달라고 요청하는 것이 포인트입니다.

1답 안의 파일 링크 눌러 내려받기

2Excel로 열어 맨 윗줄 · 아래 끝까지 훑어보기

3파일 이름을 "원본"으로 바꿔 보관

파일 링크가 안 보이면 "다운로드할 수 있게 다시 만들어줘"라고 한 번 더 요청하세요. 사람마다 데이터 내용은 조금씩 다릅니다. 괜찮습니다.

5.SET 02. 지저분한 데이터 정리하기

실제 업무 데이터는 처음부터 깨끗하지 않습니다. 바로 고치게 하지 말고 문제부터 찾게 한 다음, 확인하고 정리합니다.

받은 파일 이름은 "정리본"으로 바꿉니다. 원본과 정리본을 나눠 두면, 정리가 잘못되었을 때 언제든 처음으로 돌아갈 수 있습니다.

6.SET 03. 함수 만들어 직접 넣기

함수 이름을 몰라도 됩니다. "어느 칸에 · 무엇을 · 어떤 조건으로" 계산하고 싶은지만 설명하면 AI가 함수를 만들어 줍니다. 받은 함수는 Excel에 직접 붙여 넣어 봅니다.

자주 쓰는 함수 — 외우지 말고 "이런 게 있구나"만

SUM 더하기 AVERAGE 평균 COUNTIF 조건에 맞는 개수 세기 SUMIF 조건에 맞는 것만 더하기 IF 조건에 따라 다른 값 넣기 XLOOKUP · VLOOKUP 다른 표에서 찾아오기

이름을 몰라도 "시내점 판매금액만 더하고 싶어"라고 말하면 AI가 맞는 함수를 골라 줍니다.

· J3, J4에 대학가점 · 주택가점 판매금액 합계도 구하고 싶어 (같은 함수를 이어서 쓰는 법) · 제품별로 몇 번 팔렸는지 세고 싶어 · 판매금액이 10만 원 이상이면 '큰 주문', 아니면 '일반'이라고 H열에 표시하고 싶어 · 다른 시트의 제품 목록에서 제품별 원가를 찾아오고 싶어

직접 넣어 보기 — 정리본을 Excel로 열고, 알려 준 칸을 클릭한 뒤 함수를 붙여 넣고 Enter. 결과가 나오면 다른 매장 칸에도 같은 방식으로 넣어 보세요.

혼자 써 보기 ①

방금은 작성 틀로 함수를 요청했습니다. 이번에는 틀 없이, 아래 상황에 맞는 함수 요청을 처음부터 직접 써 보세요.

상황 — 점장님이 "토요일 · 일요일에 팔린 판매금액만 따로 합계를 내 달라"고 합니다.

내 표 구조 (어느 열에 무엇이 있는지) · 결과를 넣을 칸 · 하고 싶은 계산 · 조건 · 설명 요청

다 썼으면 복사해서 ChatGPT에 입력하고 결과를 확인하기

□ 함수가 내 표의 열과 맞게 나왔나?□ Excel에 붙여 넣었을 때 결과가 나오나?□ 필터로 숫자 하나를 검산해 봤나?□ 7칸 중 빠진 칸은 없나?□ 마음에 안 들면 한 줄 고쳐서 다시 입력

[예시 프롬프트 — 정답이 아니라 하나의 예입니다] Excel 함수를 만들어줘. 내 표: A열 날짜, B열 매장, C열 제품, D열 분류, E열 단가, F열 수량, G열 판매금액 / 데이터는 2~150행 하고 싶은 일: J5 칸에 토요일과 일요일에 팔린 판매금액만 합계를 구하고 싶어. 날짜에서 요일을 알아내는 방법도 함께 써줘. 함수와 붙여 넣을 칸, 함수가 하는 일을 한 줄로 설명해줘. 내 Excel에서 안 되면 대신 쓸 수 있는 방법도 알려줘. [설계 포인트] · 내 표가 어떻게 생겼는지(열 구조)를 꼭 알려 주기 · 조건(토 · 일)을 분명하게 · Excel 버전에 따라 안 되는 함수가 있으니 대안도 요청하기

7.함수 오류가 나면 — 오류 표시를 그대로 보여 주기

#N/A찾는 값이 없음 — 이름 표기가 다를 때 자주 생김

#VALUE!숫자 자리에 글자가 들어감

#NAME?함수 이름 오타 · 내 Excel에 없는 함수

화면을 캡처해서 함께 올리면 더 정확합니다. #NAME?가 나오면 쓰는 Excel 버전을 알려 주고 "이 버전에서 되는 함수로 바꿔줘"라고 요청하세요.

10분 휴식

8.SET 04. 파일 올리고 분석 계획 세우기

2교시 · Excel 데이터 분석과 업무 활용

점장님의 요청 — "다음 달에 어떤 빵을 더 만들고 어떤 빵을 줄일지, 그리고 어느 매장에 신경을 더 써야 할지 정하고 싶어요. 판매 기록을 보고 판단할 근거를 정리해 주세요."

바로 "분석해줘"라고 하면 AI는 아무 표나 만들어 줍니다. 실무에서는 무엇을 결정하려고 분석하는지부터 정해야 합니다. 먼저 파일에 무엇이 들어 있는지 확인하고, 그다음 내가 분석 계획을 세웁니다.

① 파일에 무엇이 들어 있나 확인하기

새 채팅을 열고 정리본 파일을 입력창의 +로 올립니다. 아직 분석은 시키지 않습니다.

② AI에게 넣기 전에 내가 먼저 적기 — 분석 계획

점장님 요청을 다시 읽고, 아래 칸을 내 생각으로 채웁니다. 정답은 없습니다. 이 메모가 이후 모든 요청의 기준이 됩니다.

③ 내 계획을 AI에게 점검받기

정리된 질문 순서대로 다음 SET부터 하나씩 분석합니다. AI가 "파일로는 알 수 없다"고 한 것은 보고할 때 [확인 필요]나 "추측"으로 다룹니다.

9.SET 05. 질문으로 요약표 만들기

요약표 (Excel에서는 피벗 테이블)

150줄짜리 기록을 "매장별 합계", "월별 합계"처럼 기준에 따라 한눈에 보이게 묶은 표입니다. AI에게 질문하면 바로 만들어 주고, Excel에서 직접 만드는 방법도 물어볼 수 있습니다.

SET 04에서 정리한 질문 순서대로 하나씩 요청합니다. 아래 프롬프트는 예시입니다. 내 분석 계획의 질문으로 바꿔 써도 됩니다.

시간이 있다면 알려 준 순서대로 Excel에서 피벗 테이블을 직접 만들어 보고, AI가 만든 표와 숫자가 같은지 비교해 보세요.

10.SET 06. 차트 만들기

막대 차트항목끼리 크기 비교 — 매장별 매출

꺾은선 차트시간에 따른 변화 — 월별 추이

원 차트전체 중 비율 — 분류별 비중 (항목 5개 이하일 때)

차트의 한글이 깨져 보이면 "한글이 깨지지 않게 다시 만들어줘"라고 요청하거나, Excel에서 데이터를 선택하고 삽입 → 차트로 직접 만들어도 됩니다.

11.SET 07. 숫자는 믿기 전에 직접 검산하기

AI가 만든 표는 대부분 맞지만, 조건을 잘못 이해하거나 일부 줄을 빠뜨릴 수 있습니다. 보고에 쓰기 전에 숫자 1~2개는 내가 직접 확인합니다.

1요약표에서 숫자 하나 고르기 (예: 시내점 8월)

2Excel에서 필터나 SET 03의 함수로 직접 계산

3다르면 AI에게 알려 주고 다시 계산

12.SET 08. 보고 문장 만들기

표와 차트만 보내면 받는 사람이 직접 해석해야 합니다. 핵심을 문장으로 정리해서 함께 보냅니다. 이때 원인은 추측이라고 표시하게 하는 것이 중요합니다.

"더 짧게", "숫자는 표로", "제안을 하나 더"처럼 이어서 고쳐 보세요. 메일에 쓴 숫자가 SET 07에서 검산한 숫자와 같은지도 확인합니다.

혼자 써 보기 ②

같은 분석이라도 받는 사람이 바뀌면 써야 할 내용이 달라집니다. 이번에는 틀 없이 직접 써 보세요.

상황 — 같은 분석 결과를 빵을 만드는 제빵팀에게도 알려야 합니다. 제빵팀은 다음 달에 어떤 빵을 더 만들고 덜 만들지 알고 싶어 합니다.

받는 사람 · 그 사람이 알고 싶은 것 · 근거가 되는 숫자 · 제안 · 원인은 추측 표시 · 길이와 말투

다 썼으면 복사해서 ChatGPT에 입력하고 결과를 확인하기

□ 점장님께 보낸 메일과 강조점이 달라졌나?□ 숫자가 검산한 값과 같은가?□ 추측을 사실처럼 쓰지 않았나?□ 7칸 중 빠진 칸은 없나?□ 마음에 안 들면 한 줄 고쳐서 다시 입력

[예시 프롬프트 — 정답이 아니라 하나의 예입니다] 같은 분석 결과로 제빵팀에게 보낼 메신저 공지를 써줘. 받는 사람: 매일 빵을 만드는 제빵팀 (매출 금액보다 몇 개 팔렸는지에 관심) 알고 싶은 것: 다음 달에 더 만들 빵과 줄일 빵 1. 늘릴 빵 / 줄일 빵 / 그대로 둘 빵을 표로 (근거는 월별 판매 수량) 2. 데이터로 확인되지 않는 원인은 '추측'이라고 표시 3. 존댓말, 5줄 이내 [설계 포인트] · 받는 사람이 관심 있는 숫자로 바꾸기 (금액 → 수량) · 바쁜 현장이니 짧고 표로 · 추측 표시는 받는 사람이 바뀌어도 그대로

13.색으로 강조하기 · 목표 계산해 보기

확장 실습 · 시간이 되면

14.오늘의 결과물 & 핵심 정리

오늘 만든 것

1연습용 데이터 원본 · 정리본

2직접 넣은 함수

3매장 × 월 요약표 · 제품 순위

4보고용 차트

5검산을 마친 보고 메일

오늘의 핵심

함수 이름을 외우는 것보다 내 표가 어떻게 생겼고 무엇을 계산하고 싶은지 정확히 설명하는 것이 중요합니다. 그리고 AI가 낸 숫자는 보고하기 전에 꼭 직접 확인합니다.

한 칸에 정보 하나, 같은 것은 같은 이름

고치기 전에 문제부터 찾게 하기

원본과 정리본 나눠 보관

오류는 함수 · 결과 · 원하는 결과를 함께 보여 주기

원인은 "추측" 표시 · 숫자 1~2개는 직접 검산

다음 시간 예고 · DAY 06

매번 같은 설명을 반복하지 않아도 되는 나만의 AI 챗봇을 만듭니다. 챗봇이 누구를 위해 무엇을 할지 기획하고, 지침과 자료를 넣어 나만의 GPT를 직접 만들어 테스트합니다.

수강생 확인이 필요합니다