AI 오피스실무

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DAY 07AI 오피스실무

기획안 작성과 고도화 + 업무 자동화 첫걸음

시장 조사 요약, 판매 실적, 거래처 의견을 Gemini Notebook에 모으고, 이것을 근거로 하반기 판매 확대 기획안을 만듭니다. 기획은 한 번에 완성되지 않습니다. 단계마다 사람이 방향을 고르고 AI와 주고받으며 다듬습니다. 마지막에는 Apps Script로 시트 명단에 메일이 자동으로 나가게 해 봅니다.

1.오늘의 수업

수업방식

문제 찾기 → 아이디어 → 구체화 → 목차 → 초안 → 검토·수정 → 자동화

오늘 쓰는 도구

Gemini Notebook · Gemini (+ Canvas) · Google 문서 · Google 시트(Apps Script)

핵심목표

근거에서 출발한 기획안을 검토받으며 다듬고, 반복 업무 하나를 말로 자동화하기

해오름상사 오늘의 상황

팀장님 — "상반기 실적과 시장 흐름을 보고, 하반기에 판매를 늘릴 기획안을 만들어 주세요."

자료는 아래 준비 자료로 제공됩니다. 지난 시간 Notebook이나 조사 자료가 있으면 함께 넣어도 됩니다.

2.오늘 배우는 내용 & 전체 흐름

1교시 — 근거에서 기획으로
준비 자료로 Notebook 만들기
문제 찾기 → 아이디어 → 구체화
읽는 사람에 맞춘 목차
Canvas에서 기획안 쓰기
2교시 — 고도화 + 자동화
까다로운 검토자에게 피드백
한 곳씩 고치기
Apps Script ① 나에게 메일
Apps Script ② 명단으로 맞춤 메일

3.실습: 준비 자료로 Notebook 만들기

1교시 · 실습 SET 00

  1. 1준비 자료 ①(시장 조사 요약), ③(거래처 의견)을 각각 새 Google 문서에 붙여넣기
  2. 2준비 자료 ②(판매 실적)를 새 Google 시트 A1 칸에 붙여넣기
  3. 3Gemini Notebook → 새 노트북 "하반기 판매 확대" → 자료 추가 → 드라이브에서 세 파일 선택 (문서는 "복사한 글"로 바로 붙여넣어도 됨)
  4. 4자료 목록에 3개가 모두 보이는지 확인

4.기획안이란? — 차이는 "근거"

1교시

"왜(문제·목표) → 무엇을(내용) → 어떻게(실행) → 얼마나(예산·일정) → 그래서(기대효과)"를 읽는 사람이 한 번에 이해하고 결정할 수 있게 정리한 문서입니다.

아쉬운 기획안

"친환경이 대세이므로 판매를 늘리자"

좋은 기획안

"재생 용지가 매출의 절반 이상인데(판매 실적), 거래처들은 매번 주문하는 것을 번거로워한다(거래처 의견) → 재생 용지 정기 배송 상품 제안"

5.실습: 문제에서 아이디어까지

1교시 · 실습 SET 01

STEP 01 Notebook에서 문제 찾기

STEP 02 여러 방향의 아이디어 — Notebook 결과를 복사해 Gemini 새 채팅으로

STEP 03 하나 골라 구체화

고르는 것은 사람이 합니다. 왜 이 아이디어를 골랐는지 한 줄 적어 두세요.

ChatGPT가 있다면 (선택) — 아이디어 넓히기와 구체화는 ChatGPT가 특히 잘합니다. STEP 02·03을 ChatGPT에도 넣어 두 결과를 비교해 보세요. 근거 찾기(STEP 01)는 내 자료가 들어 있는 Notebook에서 합니다.

6.읽는 사람에 따라 목차가 달라진다

1교시

결재권자 (팀장·임원)결론과 비용·효과부터
실무 협조 부서할 일과 일정부터
외부 제안 (거래처)상대가 얻는 이익부터

7.실습: Canvas에서 기획안 쓰기

1교시 · 실습 SET 02

초안이 나오면 [확인 필요] 표시가 몇 개인지 세어 보세요. 많을수록 조사·확인이 더 필요한 기획안입니다.

10분 휴식

8.실습: 까다로운 검토자에게 피드백 받고 고치기

2교시 · 실습 SET 03

STEP 02 다른 관점 한 번 더 (같은 대화에서) — "이번에는 [다른 검토자 — 예: 이 일을 실제로 해야 하는 지점 영업 담당자] 입장에서 검토해줘."

마지막 점검표

  • 첫 문단만 읽어도 무엇을 하자는지 알 수 있나
  • 숫자마다 근거가 있나 (없으면 [확인 필요])
  • 일정과 담당이 구체적인가
  • 위험과 대응이 있나

Google 문서로 내보내기 → "07_하반기판매기획안_이름"

9.Apps Script란?

2교시

Apps Script

Google 시트·문서·Gmail에 "이 일을 자동으로 해줘"라고 시킬 수 있는 기능입니다. 반복 작업을 해 주는 "매크로"와 비슷하고, 추가 비용이나 설치가 없습니다.

①Gemini에게 말로 요청
②코드를 복사해 붙여넣기
③실행 버튼

안전 약속

  • · 받는 사람은 내 메일 주소로만. 실제 동료·거래처에게 보내지 않습니다.
  • · 개인 Google 계정은 자동 메일을 하루에 보낼 수 있는 수에 제한이 있습니다. 연습에는 충분합니다.
  • · 코드를 이해할 필요는 없지만, 무엇을 하는 코드인지는 Gemini에게 물어 확인하고 실행합니다.

10.실습: 예제 ① 나에게 테스트 메일 한 통

2교시 · 실습 SET 04

  1. 1새 Google 시트 → 이름 "07_자동메일연습_이름"
  2. 2위쪽 메뉴 확장 프로그램 → Apps Script → 새 탭의 코드 편집 화면에서 이미 적힌 function myFunction() { }을 모두 지우기
  3. 3아래 요청문을 Gemini 새 채팅에 보내 코드 받기
  4. 4코드 붙여넣기 → 저장(Ctrl + S)
  5. 5위쪽 함수 선택 칸에 "sendTestMail"이 보이는지 확인 → ▶ 실행
  6. 6권한 허용 (처음 한 번만) — 아래 상자 참고
  7. 7실행 로그에 "실행 완료" → Gmail 받은편지함 확인

권한 허용 — 가장 많이 막히는 곳

  • ① "승인 필요" 창 → 권한 검토 → 내 Google 계정 선택
  • ② "Google에서 확인하지 않은 앱" 화면 → 놀라지 않기 (내가 만든 코드라서 나오는 화면)
  • ③ 왼쪽 아래 고급 → "(프로젝트 이름)(으)로 이동(안전하지 않음)" → 허용

11.실습: 예제 ② 시트 명단으로 맞춤 메일 보내기

2교시 · 실습 SET 05

오늘 만든 기획안을 관련 담당자들에게 이름을 넣어 안내하는 상황입니다.

STEP 01 같은 시트에 명단 만들기

A 이름B 이메일C 부서D 보낸 상태
김하늘내주소+kim@gmail.com영업팀
이바다내주소+lee@gmail.com서울점
박나무내주소+park@gmail.com부산점

Gmail은 주소 뒤에 +글자를 붙여도 모두 내 받은편지함으로 옵니다. 예) mymail@gmail.com → mymail+kim@gmail.com. 실제로는 나에게 3통이 오지만 3명에게 보낸 것처럼 연습할 수 있습니다. (회사 메일은 안 될 수 있으니 개인 Gmail로)

STEP 02 코드 요청

  1. 3예제 ① 코드 아래에 이어 붙여넣기 → 저장
  2. 4함수 선택 칸에서 "sendMails" → ▶ 실행 (권한 창이 또 나오면 같은 순서로 허용)
  3. 5받은편지함에 메일 3통(이름·부서가 각각 다르게), 시트 D열에 "보냄" 확인

더 해 보기 (선택) — 메일 내용에 기획안 Google 문서 링크 넣기 / 시트 위쪽 메뉴에 "메일 보내기" 버튼 만들기

12.자주 막히는 곳

증상해결
함수 선택 칸에 이름이 안 보임저장(Ctrl + S)을 안 함 → 저장 후 다시
"승인 필요"에서 멈춤창 왼쪽 아래 "고급" → "(프로젝트 이름)으로 이동"
빨간 오류 메시지오류 문장을 복사해 Gemini에 "이 오류가 났어, 고친 코드 전체를 다시 줘"
메일이 안 옴스팸함 확인, B열 주소 오타 확인
'보냄'이 다른 칸에 적힘시트 칸 순서가 요청과 다름 → 실제 칸 순서를 다시 알려 주기

코드를 고치려 하지 말고, "무슨 일이 일어났는지"를 Gemini에게 말하면 됩니다.

13.프롬프트 역설계 — 일 자체를 설계하기

실습 · 진도에 맞춰 하고 싶은 만큼

  1. 결과를 읽고, 이 결과가 나오려면 무엇을 요청했어야 할지 생각합니다
  2. "내 프롬프트" 칸에 쓰고, Gemini 새 채팅에 보내 봅니다
  3. 내 결과와 문제의 결과를 비교합니다 — 문장이 똑같을 필요는 없고, 빠진 요소가 없으면 됩니다
  4. 마지막에 예시 답안을 펼쳐 내 프롬프트와 비교합니다

예시 답안은 정답이 아니라 한 가지 예입니다. 세 문제는 진도에 맞춰 하고 싶은 만큼 풀면 됩니다.

오늘의 생각 훈련

큰 일은 한 번에 시키지 않습니다. 어떤 순서로 나눌지(문제 → 아이디어 → 평가 → 정리), 단계마다 무엇을 하지 말라고 할지, 고르는 기준은 무엇인지까지 내가 정하는 것이 오늘의 생각 훈련입니다. 자동화를 요청할 때는 "실수하면 어떻게 될까?"를 먼저 떠올립니다.

역설계 ① 1단계 — 해결책 없이 문제만 먼저

상황 — 기획안을 여러 단계로 나눠 AI와 함께 만들려고 합니다. 아래는 첫 단계의 결과입니다.

AI가 만든 결과

[1단계] 문제 정리 — 해결책은 아직 쓰지 않았습니다 자료에서 보이는 문제 3가지 1. 세척 부담 — 거래처 문의와 설문 모두에서 가장 자주 나옵니다 2. 처음 사는 비용 — 일회용 컵보다 한 번에 드는 돈이 큽니다 3. 대구 지역의 낮은 관심 — 거래처 대부분이 오래된 제조업체입니다 가장 중요한 문제 하나 → 세척 부담 이유: 가장 자주 나오고, 우리가 직접 풀 수 있는 문제이기 때문입니다. 확인이 필요한 것 - 거래처 중 식기세척기가 있는 곳이 얼마나 되는지 다음 단계에서 할 일 "세척 부담"을 풀 아이디어를 여러 방향으로 내 보겠습니다.

이 결과가 나오도록 내 프롬프트를 써 보세요.

예시 프롬프트 (정답이 아니라 한 가지 예)

기획안을 단계별로 함께 만들려고 해. 지금은 1단계만 해줘. 1단계: 첨부한 자료에서 우리가 풀어야 할 문제를 찾는 것 - 문제를 3가지로 정리하고, 각 문제가 자료 어디에서 보이는지 한 줄씩 - 그중 가장 중요한 문제 하나를 고르고 이유를 써줘 (기준: 얼마나 자주 나오는지, 우리가 직접 풀 수 있는지) - 자료로 확인이 안 되는 건 "확인이 필요한 것"에 따로 - 해결책이나 아이디어는 아직 쓰지 마 - 마지막에 다음 단계에서 할 일을 한 줄로 예고해줘

결과의 이 부분은 → 요청의 이 부분에서 나왔습니다

결과에서 보이는 것요청에 들어 있던 것
"1단계만"일을 단계로 나눔
해결책이 없음"아직 쓰지 마"
가장 중요한 문제와 이유고르는 기준을 내가 줌
"확인이 필요한 것"모르는 것 따로 두기
"다음 단계" 예고다음 순서를 잇는 장치

문제를 충분히 보기 전에 해결책으로 뛰어가면 뻔한 기획이 나옵니다. "해결책은 아직"이라는 한 줄이 일의 순서를 내가 쥐게 해 줍니다.

역설계 ② 2단계 — 서로 다른 아이디어 비교하고 고르기

상황 — 1단계에서 고른 "세척 부담"을 풀 아이디어를 받았습니다.

AI가 만든 결과

[2단계] "세척 부담"을 푸는 아이디어 3가지
아이디어좋은 점걱정되는 점비용바로 할 수 있나
① 세척 안내 카드 함께 넣기돈이 거의 안 듦효과가 약할 수 있음낮음바로 가능
② 식기세척기 대여 묶음문제를 확실히 해결처음 비용이 큼, 둘 공간 필요높음협력 업체 필요
③ 주 1회 수거·세척 대행고객 손이 전혀 안 감운영 인력이 필요중간시범 지역 필요
추천: ③ 수거·세척 대행 — 서울 IT 기업 3곳으로 3개월 시범 추천 이유: 고객 불만을 가장 직접 풀고, 작게 시험해 볼 수 있어 손해를 줄일 수 있습니다. 이 아이디어의 약점과 대응 - 인력 부담 → 시범 기간에는 기존 배송 기사의 동선에 수거를 붙여 봅니다 - 경쟁사도 비슷한 상품을 준비한다는 소문 → 사실인지 확인 필요

이 결과가 나오도록 내 프롬프트를 써 보세요.

예시 프롬프트 (정답이 아니라 한 가지 예)

이제 2단계야. 1단계에서 고른 "세척 부담"을 풀 아이디어를 서로 다른 방향으로 3가지 내줘. (돈이 거의 안 드는 것 / 확실하지만 비용이 큰 것 / 그 중간) 표로 비교해줘: 아이디어 / 좋은 점 / 걱정되는 점 / 비용(높음·중간·낮음) / 바로 할 수 있나 그다음 하나를 추천하고 이유를 써줘. 기준은 "고객 불만을 직접 푸는가"와 "작게 시험해 볼 수 있는가"야. 추천한 아이디어의 약점도 숨기지 말고 대응 방법과 함께 써줘. 소문이나 확인 안 된 내용은 "확인 필요"로.

결과의 이 부분은 → 요청의 이 부분에서 나왔습니다

결과에서 보이는 것요청에 들어 있던 것
비용이 낮음·높음·중간으로 고루 나옴"서로 다른 방향으로"
비교표의 다섯 칸비교 기준을 내가 정함
추천 이유 두 가지고르는 기준을 내가 줌
약점과 대응숨기지 말라는 조건
경쟁사 소문 "확인 필요"확인 안 된 내용 처리

"서로 다른 방향으로"를 요청하지 않으면 비슷한 아이디어 3개가 나옵니다. 고르는 기준을 내가 정해 줘야 AI의 추천에 이유가 생깁니다.

역설계 ③ 자동 메일 보내기 — 실수까지 생각한 요청

상황 — 시범 운영이 정해져, "명단" 탭에 있는 지점 담당자들에게 이름을 넣은 안내 메일을 자동으로 보내려고 합니다. 코드를 몰라도 요청은 내가 설계할 수 있습니다.

AI가 만든 결과

명단 탭의 담당자에게 시범 운영 안내 메일 보내기
function sendGuideMails() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('명단');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < rows.length; i++) {        // 첫 줄(제목)은 건너뜀
    const [name, email, branch, sent] = rows[i];
    if (sent === '보냄') continue;                // 이미 보낸 사람은 건너뜀
    const body = name + '님, 안녕하세요.\n'
      + branch + ' 거래처 대상 다회용 컵 시범 운영 일정을 안내드립니다.\n'
      + '자세한 일정은 다음 주 회의에서 공유하겠습니다.';
    GmailApp.sendEmail(email, '[해오름상사] 다회용 컵 시범 운영 안내', body);
    sheet.getRange(i + 1, 4).setValue('보냄');    // D열에 "보냄" 기록
  }
}
실행 전에 확인할 것 1. 명단 탭이 A열 이름, B열 메일 주소, C열 지점, D열 보냄 여부인지 2. 처음에는 명단에 내 메일 주소 한 줄만 두고 시험해 보기 3. 하루에 보낼 수 있는 메일 수에 제한이 있으니 명단이 길면 나눠서 보내기

이 결과가 나오도록 내 프롬프트를 써 보세요.

예시 프롬프트 (정답이 아니라 한 가지 예)

Google 시트에서 실행할 Apps Script를 만들어줘. 하고 싶은 일: "명단" 탭의 지점 담당자들에게 이름을 넣은 시범 운영 안내 메일을 한 명씩 보내기 명단 탭 구성: A열 이름, B열 메일 주소, C열 지점, D열 보냄 여부 (첫 줄은 제목) 조건: - 메일 본문에 이름과 지점이 들어가게 - 보낸 줄은 D열에 "보냄"이라고 적고, 이미 "보냄"인 줄은 건너뛰기 (두 번 보내지 않게) - 코드는 짧게, 중요한 줄에는 무엇을 하는지 쉬운 말로 설명 - 실행 전에 확인할 것과 안전하게 시험하는 방법도 알려줘

결과의 이 부분은 → 요청의 이 부분에서 나왔습니다

결과에서 보이는 것요청에 들어 있던 것
getSheetByName('명단'), 열 순서탭 이름과 열 구성을 알려 줌
name, branch가 본문에 들어감넣을 내용 지정
'보냄' 확인과 기록두 번 보내지 않게 하는 조건
줄 옆 설명쉬운 설명 요청
"실행 전에 확인할 것"안전하게 시험하는 방법 요청

자동화 요청의 핵심은 "실수했을 때"를 미리 생각하는 것입니다. 두 번 보내기, 엉뚱한 사람에게 보내기 — 코드는 몰라도 이 조건은 내가 정할 수 있습니다.

14.오늘의 결과물

1Notebook에서 찾은 문제 · 아이디어 · 구체화
2읽는 사람에 맞춘 목차
3두 검토자 피드백을 반영한 기획안 (07_하반기판매기획안)
4Apps Script로 보낸 테스트 메일과 맞춤 메일 3통

15.오늘의 핵심 & 다음 수업

핵심 — 좋은 기획안은 근거에서 시작하고, 단계마다 사람이 고르고, 검토받고, 한 곳씩 고칩니다. 반복 업무는 "무엇을 자동으로 하고 싶은지" 말로 설명하면 AI가 코드까지 만들어 줍니다.

다음 수업

DAY 08 — 실전 과제

팀장님의 요청 메일 한 통과 자료 두 개로 분석 요약, 기획 1쪽, 슬라이드 3장을 만듭니다. 단계마다 목표 결과를 보고 내 프롬프트를 직접 설계하는, 프롬프트 역설계의 실전판입니다. 필요한 자료는 모두 그날 제공됩니다.