DAY 03AI 오피스실무
Canvas로 문서 쓰기 → Google 문서로 완성
A4 몇 장짜리 문서는 채팅으로 주고받으면 금방 뒤죽박죽이 됩니다. Canvas에 문서를 띄워 두고 AI와 함께 고쳐 나가는 방법을 익히고, Google 문서로 옮겨 회사에서 쓸 수 있는 모양으로 완성합니다.
1.오늘의 수업
작성 틀로 요청해 본 초보자
Canvas로 초안 쓰기 + Google 문서에서 다듬기
긴 문서는 목차부터, 고칠 때는 한 곳씩 — AI와 함께 쓴 문서를 회사 문서 모양으로 완성하기
Gemini (+ Canvas), Google 문서, Google 드라이브
하반기부터 거래처에 "사무실 친환경 용품"을 팔기 시작합니다. 팀장님 요청 — "거래처에 보낼 상품 소개서 초안을 만들어 주세요."
2.오늘 배우는 내용 & 전체 흐름
3.드라이브에 과정 폴더 만들기
1교시
- 1drive.google.com 접속
- 2새로 만들기 → 폴더 → 이름 "AI오피스실무"
- 3과정에서 만드는 문서·시트·슬라이드를 이 폴더에 모아 두기 (없어도 수업 진행에는 지장 없음)
예) 03_친환경용품소개서_홍길동
4.Canvas란?
1교시
Canvas
결과물을 오른쪽 화면에 문서처럼 띄워 두고, 대화로 계속 고치거나 원하는 부분만 골라 수정할 수 있는 기능입니다.
켜는 곳 — Gemini 입력창 아래 도구 → Canvas (메뉴 이름은 업데이트에 따라 다를 수 있음)
고칠 때마다 전체가 새로 나옴 → 어디가 바뀌었는지 찾기 어려움
문서 하나를 계속 고쳐 나감 → 바뀐 곳만 바뀜, 직접 타이핑도 가능
5.실습: Canvas로 상품 소개서 초안 쓰기
1교시 · 실습 SET 01
확인하기
- 내가 주지 않은 숫자·인증·수상 경력이 들어가지 않았나? (있으면 [확인 필요]로)
- 읽을 사람이 궁금한 것(가격·주문 방법)이 빠지지 않았나?
ChatGPT가 있다면 (선택) — 글쓰기와 문장 다듬기는 ChatGPT가 특히 잘합니다. 같은 요청을 ChatGPT에도 넣어 두 초안을 비교해 보고, 마음에 드는 문장을 골라 Canvas에 반영하세요. Google 문서로 내보내 완성하는 흐름은 Gemini가 편합니다.
6.실습: 부분만 골라 고치기
1교시
Canvas에서 문장이나 문단을 마우스로 드래그해 선택하면 그 부분에 대해서만 요청할 수 있습니다.
연습 — 한 번에 한 곳씩
왜 한 곳씩? 여러 곳을 한 번에 고치면 어디가 바뀌었는지 놓치고, 고치지 말아야 할 곳까지 바뀝니다.
7.문서 종류별 구조
1교시
문서는 "읽는 사람이 가장 먼저 알고 싶은 것"이 앞에 옵니다.
| 문서 | 순서 |
|---|---|
| 보고서 | 결론(한 줄) → 근거 → 제안 |
| 안내문 | 무엇을 → 언제·어디서 → 해야 할 일 → 문의처 |
| 업무 매뉴얼 | 목적 → 준비물 → 순서(1, 2, 3…) → 자주 하는 실수 → 담당자 |
| 결과 보고 | 계획 → 실제 결과 → 잘된 점·아쉬운 점 → 다음 계획 |
목차를 보고 순서를 바꾸거나 뺀 다음 "이 목차로 본문을 써줘"라고 요청합니다. 긴 문서는 목차부터 받는 것이 가장 빠릅니다.
선택 실습 — 같은 방법으로 "거래처 주문 접수 업무 매뉴얼" 목차 받아 보기
8.Google 문서로 내보내기
2교시
- 1Canvas 오른쪽 위 공유 및 내보내기 → Google 문서로 내보내기
- 2새 문서가 열리면 파일 → 이동 → "AI오피스실무" 폴더
- 3파일 이름 : 03_친환경용품소개서_이름
메뉴 이름은 계정·업데이트에 따라 조금씩 다를 수 있습니다.
9.실습: Google 문서에서 다듬기
2교시
AI가 못 하는 "회사 문서 모양"은 사람이 맞춥니다.
- 제목 스타일 — 제목·소제목에 "제목 1 / 제목 2" 적용 → 왼쪽 "문서 개요"에 목차가 생김
- 표 다듬기 — 머리 행 색 넣기, 칸 너비 맞추기
- 머리글·바닥글 — 회사 이름, 작성일, 쪽 번호
- 이미지 — 삽입 → 이미지 (로고나 상품 사진 자리)
- 인쇄 미리보기 — 2장 안에 들어오는지 확인
"Google 문서에서 [하고 싶은 것 — 예: 2쪽부터 쪽 번호 넣기]를 하려면 어떤 메뉴를 눌러야 해? 순서대로 알려줘."
문서 오른쪽 위 Gemini 아이콘 → 패널에서 바로 요청. 예) "이 표를 3줄로 요약해서 표 아래에 넣어줘"
10.실습: 까다로운 검토자에게 피드백 받기
2교시 · 실습 SET 02
Google 문서 내용을 복사해 Gemini 새 채팅에 붙여넣거나, + 버튼으로 문서를 첨부합니다.
12.프롬프트 역설계 — 무엇을 남기고 무엇을 바꿀지 정하기
실습 · 진도에 맞춰 하고 싶은 만큼
- 결과를 읽고, 이 결과가 나오려면 무엇을 요청했어야 할지 생각합니다
- "내 프롬프트" 칸에 쓰고, Gemini 새 채팅에 보내 봅니다
- 내 결과와 문제의 결과를 비교합니다 — 문장이 똑같을 필요는 없고, 빠진 요소가 없으면 됩니다
- 마지막에 예시 답안을 펼쳐 내 프롬프트와 비교합니다
예시 답안은 정답이 아니라 한 가지 예입니다. 세 문제는 진도에 맞춰 하고 싶은 만큼 풀면 됩니다.
오늘의 생각 훈련
문서는 한 번에 완성되지 않습니다. 처음 요청과 고치기 요청을 나눠 생각하세요. 고칠 때는 "바꿀 곳"과 함께 "그대로 둘 곳"을 말해야 잘된 부분이 망가지지 않습니다. 검토를 받을 때는 누구의 눈으로 볼지 정해 줍니다.
상황 — 사무실용 다회용 컵을 기업 고객에게 소개하는 1장짜리 소개서를 Canvas로 만들려고 합니다.
AI가 만든 결과
이 결과가 나오도록 내 프롬프트를 써 보세요.
예시 프롬프트 (정답이 아니라 한 가지 예)
결과의 이 부분은 → 요청의 이 부분에서 나왔습니다
| 결과에서 보이는 것 | 요청에 들어 있던 것 |
|---|---|
| 총무 담당자가 읽는 글 | 대상 |
| 상품 특징과 가격 | 내가 준 사실 |
| 다섯 덩어리 순서 | 구성 지정 |
| "2,000개" | 계산 기준(하루 100잔 × 20일)을 함께 줌 |
| [전화번호] | 비워 두라는 조건 |
결과에 계산된 숫자가 있다면 계산 기준도 요청에 있었습니다. 기준 없이 숫자를 원하면 AI가 기준을 지어냅니다.
상황 — 위 소개서에서 한 부분만 고쳤습니다. 나머지는 한 글자도 바뀌지 않았습니다.
고치기 전 — "특징 3가지"
1. 식기세척기 사용 가능 2. 로고 인쇄 가능 (최소 100개) 3. 깨지지 않는 소재
AI가 만든 결과
이 결과가 나오도록 내 프롬프트를 써 보세요.
예시 프롬프트 (정답이 아니라 한 가지 예)
결과의 이 부분은 → 요청의 이 부분에서 나왔습니다
| 결과에서 보이는 것 | 요청에 들어 있던 것 |
|---|---|
| 특징 부분만 바뀜 | 고칠 범위 지정 |
| 나머지는 그대로 | 그대로 둘 곳 지정 |
| "기능 — 고객이 얻는 것" 모양 | 바꾸는 방법 지정 |
| (최소 100개)가 남아 있음 | 지우지 말 것 지정 |
고칠 때 가장 중요한 건 "그대로 둘 곳"을 말하는 것입니다. 범위를 정하지 않으면 AI는 잘된 부분까지 고칩니다. (Canvas에서는 고칠 부분을 마우스로 골라 요청해도 됩니다.)
상황 — 소개서를 고객에게 보내기 전에 AI에게 검토를 받았습니다. 아직 소개서는 고치지 않았습니다.
AI가 만든 결과
이 결과가 나오도록 내 프롬프트를 써 보세요.
예시 프롬프트 (정답이 아니라 한 가지 예)
결과의 이 부분은 → 요청의 이 부분에서 나왔습니다
| 결과에서 보이는 것 | 요청에 들어 있던 것 |
|---|---|
| "총무 담당자 입장에서" | 검토자 역할 지정 |
| 결재를 받아야 하는 사람의 걱정(비용·세척) | 검토하는 관점 지정 |
| 고칠 것에 우선순위가 있음 | 나눠 달라는 조건 |
| 칭찬은 짧게 | 좋은 점 1개만 |
| 소개서는 그대로 | "아직 고치지 마" |
"누구의 눈으로 볼지"를 정해야 날카로운 의견이 나옵니다. "아직 고치지 마"로 검토와 수정을 나누면, 내가 동의하는 의견만 골라 고칠 수 있습니다.
13.오늘의 결과물
14.오늘의 핵심 & 다음 수업
핵심 — 긴 문서는 목차 먼저, 고칠 때는 한 곳씩.
DAY 04 — Google 시트와 대시보드
함수를 외우지 않고 말로 요청해서 표를 정리·계산하고, 피벗 테이블과 차트를 자동으로 만든 뒤 한 화면에 모든 것이 보이는 대시보드까지 완성합니다.